Veelgestelde vragen over werken als zelfstandige

Je kunt bij ons altijd in de eerst opvolgende week starten. Hier zitten wel enkele voorwaarden aan verbonden. Zo word je naar aanleiding van jouw aanvraag gescreend, zodat zowel opdrachtgever als -nemer op de juiste manier met elkaar aan de slag kunnen gaan. Wij willen enkel samenwerken met partijen die alle zaken op orde hebben of deze op orde willen hebben gebracht (hier kunnen wij in ondersteunen).

De ZZP Centrale verkiest kwaliteit boven kwantiteit, hierdoor kan het in sommige gevallen iets langer duren voordat er van start kan worden gegaan.

Nee. Wij zijn géén uitzendbureau. Wij zijn een organisatie die ervoor zorgdraagt dat opdrachtgevers en opdrachtnemers op de juiste manier met elkaar samenwerken en dat zowel administratief als juridisch alles op orde is voor een stabiele samenwerking.

Wij betalen uit op basis van de afspraken die jij als zzp'er met jouw opdrachtgever maakt. Hierin maken wij enkel uitzonderingen wanneer dit door beide partijen is besproken en goedgekeurd. De mogelijkheden die wij hebben is een wekelijkse betaling of betaling op basis van projecten.

Op basis van de gemaakte afspraken ontvang je van ons wekelijks, tweewekelijks of maandelijks een projectfactuur. Deze worden opgeslagen in jouw online omgeving. Daarnaast kun je hieraan ook facturen of zakelijke uitgaven toevoegen, waardoor jouw administratie altijd op een centrale plek gebundeld is. Aan het eind van de maand heb je bij ons de mogelijkheid de boekhouding te passeren bij de belastingdienst en ontvang je van ons een betaalverzoek om je kwartaal of jaaradministratie af te ronden.

Voor elke branche en daarbij horende vakgroep, hebben wij verzekeringspakketten. Deze zijn afgestemd op basis van jouw expertise en risico's die daarbij komen kijken. Voor elke expertise in een bepaalde branche hebben wij vaste prijzen, waardoor je jouw verzekeringen in een keer voordelig bij ons kunt afsluiten en hiervoor niet naar verschillende verzekeraars hoeft te gaan.

Bij ons kun je alle verzekeringen afsluiten voor jouw bedrijf of voor jou als privé persoon. Wanneer je bij ons een verzekeringspakket aanvraagt, nemen wij contact met je op om te bekijken welke verzekeringen je nodig hebt of bij ons zou willen afsluiten. Wij maken dan een passende aanbieding die jouw risico's volledig afdekt. Kijk voor meer informatie op: https://zzpcentrale.nl/verzekeringen/

1. Als opdrachtgever bij de ZZP Centrale ben je 100% ontzorgd
2. Altijd up-to-date over de door jouw ingehuurde zzp'ers
3. Al jouw opdrachten aangenomen en ondertekend
4. Een makkelijke urenregistratie voor jou en de zzp'er
5. Lesmateriaal voor een soepele samenwerking met zzp'ers
6. Elke maand updates over wet- en regelgeving
7. Elke maand exclusieve toegang tot ons Webinar over belangrijke onderwerpen die spelen in jouw branche

1. Wij zorgen dat je altijd wordt uitbetaald, ook bij een failllisement van je opdrachtgever
2. Wij nemen je gehele administratie uit handen
3. Wij regelen je projectovereenkomsten en bijhorende facturen
4. Bij ons kan je terecht voor al je benodigde verzekeringen
5. Bij ons kan je terecht voor je diploma's en certificaten
6. Bij ons kan je terecht voor je branding en (marketing)strategie
7. Bij ons ontvang je relevante updates over wet- en regelgeving
8. Bij ons krijg je persoonlijke tips op basis van jouw situatie
9. Elke maand exclusieve toegang tot ons Webinar over belangrijke onderwerpen die spelen in jouw branche

Op de website van de ZZP Centrale is er de mogelijkheid om een aanvraag te doen voor jouw gewenste examen. Deze vind je hier: https://zzpcentrale.nl/diploma's-en-certificaten/

Staat jouw examen er niet bij? Dan kun je aangeven een ander examen in te willen plannen. Wij nemen dan contact met je op, vinden voor jou het juiste examen en plannen deze samen met je in. Zo kan jij je focussen op jouw werk en zorgen wij voor een passend examen.

Je kunt je opdrachtgever aanmelden bij de ZZP Centrale door in eerste instantie je opdrachtgever contact met ons op laten nemen, of na goedkeuring van jouw opdrachtgever diens contactgegevens naar ons toe te sturen of telefonisch door te geven. Wij nemen dan contact op met jouw opdrachtgever om de mogelijkheden tot een samenwerking te bespreken zodat jullie de samenwerking op een juiste manier kunnen voortzetten en jullie je geen zorgen hoeven te maken over de eventuele gevolgen van het samenwerken op de oude manier. Zo zijn jij en jouw opdrachtgever ervan gewaarborgd dat alle gegevens kloppen en jullie samenwerking op de juiste manier verloopt.

Wanneer een klant niet betaalt, is het belangrijk om snel en gestructureerd te handelen. Begin altijd met een duidelijke betalingsherinnering, en bouw dit stapsgewijs op.

Stuur een vriendelijke herinnering
Verwijs naar de factuur, vermeld het bedrag en geef een nieuwe, korte termijn.

Stuur daarna een aanmaning
Geef aan dat je wettelijke rente en incassokosten kunt rekenen als er niet wordt betaald.

Schakel een incassobureau of deurwaarder in
Als betaling uitblijft, kun je je vordering uit handen geven.

Verzeker je debiteuren risico
Bij ZZP Centrale kan je je debiteurenrisico verzekeren, zij factureren je zakelijke opdrachtgevers waardoor je altijd verzekerd bent van je betalingen, ook bij een faillissement.

Bewaar altijd alle communicatie en documenten goed. Daarmee kun je je rechten eenvoudiger aantonen.

Als zzp’er mag je zelf facturen opstellen. Het belangrijkste is dat je factuur overzichtelijk en compleet is, zodat de klant precies weet wat hij moet betalen en de Belastingdienst de factuur kan goedkeuren.

Gebruik bij voorkeur een factuursjabloon of online facturatietool. Zorg dat elk factuurnummer uniek is en dat de datum klopt. Voeg ook een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of producten toe, inclusief het bedrag exclusief en inclusief btw.

Tip: Bij ZZP Centrale nemen we dit van je uit handen, jij geeft de omschrijving en het bedrag ex. btw. door en wij factureren jouw opdrachtgever waardoor je hier geen tijd in hoeft te investeren en geen risico loopt. Omdat wij je altijd uitbetalen, ook bij een eventueel faillissement van je opdrachtgever.

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan facturen.
Deze gegevens moeten verplicht op je factuur staan:

Je volledige naam en adres (en die van de klant)

Je KvK-nummer en btw-nummer

De factuurdatum en een uniek factuurnummer

Een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of producten

De hoeveelheid en prijs exclusief btw

Het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw

De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd (als die afwijkt van de factuurdatum)

De betaaltermijn bepaal je zelf, maar hij moet redelijk zijn.
De wettelijke standaardtermijn is 30 dagen, tenzij je iets anders afspreekt.

Voor particuliere klanten is 14 dagen gebruikelijk.

Voor bedrijven kun je 30 dagen hanteren.

Je kunt kortere termijnen kiezen als je sneller betaald wilt krijgen, maar vermeld dit altijd duidelijk op je facturen en in je afspraken.

Zet de afgesproken betaaltermijn op je factuur zodat er geen misverstanden ontstaan.

Een goede betaalherinnering is vriendelijk, maar duidelijk. Verstuur deze meestal enkele dagen na het verstrijken van de betaaltermijn.

Verwijs naar de factuur en het openstaande bedrag.

Noem de nieuwe betalingstermijn (bijv. 7 dagen).

Vermeld je contactgegevens voor vragen.

Betaalt de klant niet, dan kun je een tweede herinnering of aanmaning sturen waarin je aangeeft dat er incassokosten volgen als er niet wordt betaald.

Tip: Als je je facturen via de ZZP Centrale verstuurd, is dit niet meer nodig, ZZP Centrale betaald altijd je facturen uit, ook bij een faillissement van je opdrachtgever.

Je mag incassokosten rekenen als een klant niet betaalt na een schriftelijke aanmaning waarin je hem een laatste kans geeft om binnen 14 dagen te betalen.

Voor particuliere klanten gelden wettelijke maximale bedragen (de Wet Incassokosten). Voor zakelijke klanten mag je zelf redelijke incassokosten afspreken, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden.

Facturatie kun je makkelijk automatiseren met online tools of boekhoudprogramma’s. Deze systemen kunnen automatisch:

Facturen opstellen en versturen

Betaalherinneringen verzenden

Betalingsstatussen bijhouden

Facturen koppelen aan je administratie en btw-aangifte

Automatisering bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat je professioneler overkomt.

TIP: Bij ZZP centrale zijn wij je automatisering en verzekeraar van je betaling tegelijk. Nooit meer zorgen over of facturen betaald gaan worden.

Wanneer klanten steeds te laat betalen, is het belangrijk om duidelijke grenzen te stellen.

Ga het gesprek aan: Vraag naar de reden van de vertraging. Soms kun je samen een oplossing vinden.

Pas je voorwaarden aan: Bijvoorbeeld kortere betalingstermijnen of vooruitbetaling bij nieuwe opdrachten.

Gebruik aanbetalingen of tussentijdse facturen: Zo verklein je je risico.

Wees consequent: Herinner, maan aan en schakel indien nodig tijdig een incassotraject in.

Structureel laat betalen is een signaal om kritisch te kijken of je met deze klant verder wilt.

Er zijn verschillende manieren om sneller betaald te krijgen:

Duidelijke betaaltermijn op de factuur (bij voorkeur korter dan 30 dagen).

Factuur direct versturen na afronding van de opdracht.

Online betaalmethoden aanbieden zoals iDEAL of betaalverzoeken.

Aanbetalingen vragen bij grotere opdrachten.

Vaste facturatiedata gebruiken zodat klanten weten wanneer ze een factuur kunnen verwachten.

Een strakke, voorspelbare werkwijze helpt je enorm om sneller betaald te krijgen.

TIP: Daarnaast kan je er bij ZZP Centrale voor kiezen om de betaaltermijn van je zelf korter te maken dan die van je klant zodat jij je geld sneller op je rekening hebt staan.

Als opdrachtgever weigert te betalen, heb jij als zzp’er rechten. Je hebt recht op betaling van je factuur volgens de gemaakte afspraken.

Je kunt:

Schriftelijk aanmanen en incassokosten en rente rekenen.

Een incassobureau of gerechtsdeurwaarder inschakelen.

Eventueel een gerechtelijke procedure starten.

Belangrijk is dat je kunt aantonen wat er is afgesproken en dat je zorgvuldig hebt gefactureerd en herinnerd.

TIP: Hier heb je wanneer je je facturatie via ZZP Centrale laat verlopen geen omkijken meer naar, wij nemen de facturatie en betalingen van jou uit handen, zo kan jij je focussen op je werk.

Een aanbetaling is een goede manier om jezelf te beschermen. Spreek dit vooraf duidelijk af en vermeld het ook op je offerte en factuur.

Gebruikelijk is een aanbetaling van 20% tot 50%, afhankelijk van de opdracht grootte. Stuur voor de aanbetaling een aparte factuur. Begin pas met de opdracht zodra deze is voldaan.

TIP: Heb je geen aanbetaling nodig maar wil je wel zekerheid, dan laat je het facturatie proces via ZZP Centrale lopen, dan ben je altijd verzekerd van je betalingen als de gemaakte afspraken zijn ondertekend.

Een redelijke betaaltermijn is meestal 14 tot 30 dagen, afhankelijk van de klant en de branche.

Voor particulieren is 14 dagen gebruikelijk.

Voor zakelijke klanten vaak 30 dagen.

Je mag kortere termijnen hanteren, zolang dit vooraf duidelijk is afgesproken.

Lange betaaltermijnen (bijv. 60 of 90 dagen) komen soms voor bij grote bedrijven, maar dit kun je weigeren als zelfstandige.

Als een klant tijdelijk niet kan betalen, kun je samen een betaalregeling afspreken. Zet dit altijd schriftelijk vast.

Spreek een totaalbedrag, aantal termijnen en vervaldatums af.

Vermeld wat er gebeurt bij te late betaling.

Laat de klant de regeling bevestigen per e-mail of ondertekening.

Een betaalregeling kan ervoor zorgen dat je alsnog je geld krijgt zonder direct een incassotraject te starten.

Btw moet altijd duidelijk en correct op je factuur staan. Vermeld:

Het bedrag exclusief btw

Het btw-bedrag (met het juiste tarief, bijvoorbeeld 21% of 9%)

Het totaalbedrag inclusief btw

Gebruik je een vrijstelling of verleg je de btw, vermeld dan de juiste wettelijke tekst (bijvoorbeeld “btw verlegd”). Zo voldoet je factuur aan de eisen van de Belastingdienst.

Duidelijke afspraken voorkomen misverstanden en discussies achteraf. Leg daarom alle belangrijke punten schriftelijk vast, zodat iedereen weet waar hij aan toe is.

Denk hierbij aan:

Wat je precies gaat leveren (diensten/producten)

Prijs en betaaltermijn

Levertijd of opleverdatum

Eventuele aanbetalingen

Wat er gebeurt bij wijzigingen of vertraging

Gebruik bij voorkeur een offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst. Zo ontstaat er een duidelijke basis voor samenwerking.

Je hoeft geen jurist te zijn om goede afspraken vast te leggen. Het belangrijkste is dat de tekst helder en ondubbelzinnig is.

Schrijf in eenvoudige, begrijpelijke taal.

Gebruik korte zinnen en vermijd vakjargon.

Vermeld alleen wat écht relevant is.

Zet afspraken op papier of per e-mail en zorg dat beide partijen hiermee akkoord gaan.

Een duidelijke e-mailbevestiging kan vaak al genoeg zijn om juridisch aan te tonen wat er is afgesproken.

Ja, een mondelinge afspraak is in principe ook rechtsgeldig. Alleen is het lastiger te bewijzen wat er precies is afgesproken.

Daarom is het verstandig om mondelinge afspraken altijd achteraf even per e-mail te bevestigen. Zo heb je een schriftelijk bewijsstuk als er later iets misgaat.

Een goede overeenkomst hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar moet wel alle belangrijke punten bevatten. Denk aan:

De namen en gegevens van beide partijen

De omschrijving van de opdracht of diensten

De prijsafspraken en betaaltermijnen

De planning of opleverdatum

Eventuele voorwaarden bij wijzigingen of annulering

Handtekeningen of digitale akkoordverklaring

Zo is voor iedereen duidelijk wat er is afgesproken.

De beste bescherming is heldere afspraken vooraf, liefst schriftelijk.

Benoem de prijs, eventuele meerwerkafspraken en hoe prijswijzigingen worden doorgevoerd.

Leg een duidelijke planning of opleverdatum vast.

Geef aan wat er gebeurt bij vertraging of wijzigingen (bijvoorbeeld nieuwe offerte of aangepaste prijs).

Door dit vooraf goed te regelen, sta je sterk als er later onduidelijkheid of discussie ontstaat.

Er is geen vaste termijn voor het vernieuwen van afspraken of contracten. Maar:

Bij elke nieuwe opdracht is het verstandig een nieuwe overeenkomst of offerte te maken.

Bij langdurige samenwerkingen is het slim om minstens jaarlijks de afspraken te herzien. Zo blijven ze actueel en sluit je beter aan bij veranderende omstandigheden.

Verouderde afspraken kunnen voor verwarring of risico’s zorgen, bijvoorbeeld bij een belastingcontrole of conflict.

Extra werk komt vaak voor. Het belangrijkste is dat je duidelijk afbakent wat wel en niet in de oorspronkelijke afspraak zit.

Geef aan dat het om extra werk gaat en maak een nieuwe prijsafspraak.

Stuur indien nodig een aanvullende offerte of opdrachtbevestiging.

Vraag om akkoord voordat je begint aan het extra werk.

Zo voorkom je dat je achteraf werk hebt gedaan dat niet betaald wordt.

Algemene voorwaarden bevatten je standaardafspraken, bijvoorbeeld over betaling, aansprakelijkheid en levering. Je kunt ze zelf opstellen of laten opstellen door een jurist of brancheorganisatie.

Belangrijke onderdelen zijn vaak:

Betaaltermijnen en incassobeleid

Aansprakelijkheidsbeperkingen

Annuleringsvoorwaarden

Geschillenregeling

Algemene voorwaarden moeten voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan je klant beschikbaar worden gesteld.

Een handtekening is handig, maar niet altijd verplicht. Ook een duidelijk akkoord per e-mail is juridisch geldig.

Zorg er wel voor dat de offerte en je voorwaarden helder zijn en dat je kunt bewijzen dat de klant akkoord is gegaan. Bij grotere opdrachten is een ondertekende offerte wel aan te raden.

Helemaal waterdicht bestaat niet, maar je kunt je afspraken wel goed beschermen door:

Duidelijke, complete overeenkomsten te gebruiken.

Algemene voorwaarden op te stellen en tijdig te delen.

Schriftelijk bewijs te bewaren van alle afspraken, wijzigingen en goedkeuringen.

Bij complexe opdrachten eventueel juridisch advies in te winnen.

Zo verklein je de kans op conflicten en sta je sterker bij eventuele geschillen.

Een contract is een overeenkomst met specifieke afspraken over één opdracht of samenwerking.

Algemene voorwaarden zijn standaardregels die voor al je opdrachten gelden, bijvoorbeeld over betaling of aansprakelijkheid.

Je gebruikt ze vaak samen: het contract bevat de specifieke afspraken, en de algemene voorwaarden regelen de rest.

Je moet je algemene voorwaarden altijd voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan je klant beschikbaar stellen.

Dat kan door:

Ze als bijlage mee te sturen met je offerte of e-mail.

Een link te geven naar een downloadpagina.

Ze op de achterkant van je offerte te plaatsen.

Als je dit niet doet, kun je je er later niet altijd op beroepen.

Een offerte is juridisch bindend zodra de klant deze accepteert.

Zorg dat je offerte duidelijk en volledig is, met onder andere:

Omschrijving van de opdracht

Prijs en betaalvoorwaarden

Geldigheidsduur van de offerte

Verwijzing naar algemene voorwaarden

Vraag om een handtekening of e-mailbevestiging zodat je kunt aantonen dat de klant akkoord is gegaan.

Bij langdurige samenwerkingen is het belangrijk om je zelfstandige positie goed te beschermen en misverstanden te voorkomen.

Werk met losse opdrachten of deelovereenkomsten in plaats van één langlopend contract.

Herzie jaarlijks de afspraken en voorwaarden.

Zorg dat je voor meerdere opdrachtgevers werkt om schijnzelfstandigheid te voorkomen.

Leg afspraken steeds duidelijk vast en laat wijzigingen schriftelijk bevestigen.

Zo behoud je flexibiliteit én voorkom je fiscale of juridische risico’s.

Een overzichtelijke administratie bespaart tijd en voorkomt fouten. Het belangrijkste is dat je alles vanaf het begin goed structureert.

Handige tips:

Gebruik mappen of digitale mappen met vaste categorieën (bijv. offertes, facturen, bonnetjes, bankafschriften).

Werk wekelijks of maandelijks je administratie bij, zodat je niet achterloopt.

Gebruik een boekhoudprogramma dat automatisch facturen en betalingen koppelt.

Kies een werkwijze die bij jou past, maar wees consequent. Zo houd je altijd overzicht.

Als zzp’er moet je je administratie minimaal 7 jaar bewaren. Voor sommige onderdelen, zoals vastgoed gegevens, geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar.

De Belastingdienst kan in die periode controles uitvoeren. Je mag je administratie digitaal bewaren, zolang deze volledig en goed leesbaar is. Zorg dus voor veilige back-ups.

Er zijn veel handige tools die je administratie makkelijker maken. Denk aan:

Facturatie & boekhouding: MoneyMonk, e-Boekhouden.nl, Rompslomp, Exact, MoneyBird

Planning & urenregistratie: Toggl, Clockify, Excel, Google Agenda

Bonnetjes verwerken: apps die bonnetjes automatisch scannen en koppelen aan je boekhouding

Kies een tool die past bij je werkwijze en budget. Het automatiseren van repeterende taken scheelt veel tijd.

Je bent niet verplicht om een zakelijke rekening te hebben, maar het is sterk aan te raden.

Voordelen:

Je houdt privé en zakelijk geld duidelijk gescheiden.

Je administratie wordt overzichtelijker.

De Belastingdienst kan makkelijker controles uitvoeren.

Het komt professioneler over naar klanten.

Veel banken hebben speciale pakketten voor zzp’ers.

Urenregistratie is belangrijk voor je inzicht én voor de Belastingdienst (bijvoorbeeld voor het urencriterium).

Makkelijke manieren:

Gebruik een app of tool zoals Toggl, Clockify of je boekhoudprogramma.

Noteer per dag of week wat je hebt gedaan en hoeveel tijd het kostte.

Vergeet niet ook reistijd, voorbereiding en administratie mee te tellen.

Maak er een vaste gewoonte van, zodat je niet achteraf hoeft te gokken.

Bonnetjes en onkosten moet je zorgvuldig bewaren en registreren.

Maak direct na aankoop een foto van het bonnetje en upload het naar je boekhouding.

Noteer waarvoor de uitgave is gedaan.

Zorg dat de btw en datum duidelijk zichtbaar zijn.

Koppel de bon aan de juiste kostenpost in je administratie.

Door dit meteen te doen, voorkom je dat bonnetjes kwijtraken en mis je geen aftrekposten.

De btw-aangifte kun je zelf doen via het ondernemersportaal van de Belastingdienst of via je boekhoudprogramma.

Stappen:

Tel alle bedragen van je uitgaande facturen (excl. btw) op.

Tel alle btw van inkomende facturen/bonnetjes (voorbelasting) op.

Trek de voorbelasting af van de ontvangen btw.

Vul de bedragen in bij de juiste rubrieken in je aangifte.

Een goed boekhoudprogramma kan dit grotendeels automatisch voor je doen.

Je kunt veel zelf doen, maar het is slim om hulp in te schakelen als:

Je administratie te veel tijd kost.

Je niet goed weet hoe je alles moet doen.

Je aftrekposten of regelingen dreigt te missen.

Je bedrijf groeit en je administratie complexer wordt.

Een boekhouder kan je veel werk en zorgen uit handen nemen, en vaak verdien je de kosten terug via belastingvoordeel en tijdwinst.

De Belastingdienst verwacht dat je administratie compleet, juist en actueel is. Verplicht zijn onder andere:

Inkoop- en verkoopadministratie (facturen)

Kas- en bankadministratie

Voorraadadministratie (als relevant)

Contracten en afspraken

Kilometerregistratie (als je zakelijke ritten opvoert)

Urenregistratie (voor ondernemersaftrek)

Zorg dat je deze gegevens 7 jaar bewaart.

In de meeste gevallen doe je per kwartaal btw-aangifte. Sommige ondernemers doen dit maandelijks (bij veel omzet) of jaarlijks (bij weinig omzet).

De Belastingdienst laat je bij je inschrijving weten welke frequentie voor jou geldt. Betaal en verstuur de aangifte op tijd om boetes en rente te voorkomen.

Als zzp’er betaal je inkomstenbelasting over de winst uit je onderneming. Je doet dit jaarlijks, via je belastingaangifte.

Na het indienen van je aangifte krijg je een aanslag van de Belastingdienst.

Je kunt ook een voorlopige aanslag aanvragen om gedurende het jaar alvast belasting te betalen, zodat je aan het eind niet alles in één keer hoeft te voldoen.

Een goede richtlijn is om 25% tot 35% van je winst te reserveren voor belastingen. Dit hangt af van je winst, aftrekposten en eventuele andere inkomsten.

Door elke maand geld apart te zetten op een spaarrekening, kom je aan het eind van het jaar niet voor verrassingen te staan.

Als zzp’er kun je verschillende aftrekposten gebruiken om je belastbare winst te verlagen. De belangrijkste zijn:

Ondernemersaftrek, zoals zelfstandigenaftrek en startersaftrek (als je aan het urencriterium voldoet).

MKB-winstvrijstelling (een vast percentage van je winst).

Investeringsaftrek bij grote aankopen.

Zakelijke kosten zoals kantoor, telefoon, reiskosten en materialen.

Het is slim om je hier goed in te verdiepen of advies in te winnen bij een boekhouder.

Digitaliseren maakt je administratie overzichtelijker en veiliger.

Scan en upload bonnetjes, facturen en documenten direct.

Gebruik cloudopslag of een boekhoudprogramma.

Geef je documenten duidelijke namen en structuur.

Maak regelmatig back-ups, zodat je geen gegevens kwijtraakt.

Digitale administratie is toegestaan zolang alles compleet en goed leesbaar blijft.

Bonnetjes en andere administratieve documenten moet je minimaal 7 jaar bewaren. Voor vastgoedgerelateerde uitgaven geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Je mag bonnetjes digitaal bewaren, zolang alle gegevens duidelijk zichtbaar blijven. Zorg dus voor scherpe scans of foto’s en veilige opslag.

Als zzp’er heb je duidelijke rechten wanneer een klant niet betaalt. Je hebt recht op betaling volgens de gemaakte afspraken. Betaalt een klant niet op tijd, dan mag je:

Een aanmaning sturen en wettelijke rente rekenen.

Incassokosten in rekening brengen (volgens de wet).

De opdracht opschorten of beëindigen (als dit in je voorwaarden staat).

Een incassobureau of deurwaarder inschakelen.

Zorg dat je altijd kunt bewijzen wat er is afgesproken en dat je de juiste facturatie- en herinneringsprocedures hebt gevolgd.

Je kunt een incassobureau inschakelen zodra de betalingstermijn is verstreken en de klant niet reageert op je herinneringen of aanmaning.

Zorg dat je vóórdat je het incassobureau inschakelt:

De factuur correct hebt verstuurd.

Minstens één herinnering hebt gestuurd.

Een aanmaning hebt verstuurd waarin je incassokosten aankondigt.

Het incassobureau neemt dan het vordering proces over en probeert de betaling voor jou te innen. De kosten kun je meestal (deels) verhalen op de klant.

Je kunt een afspraak op verschillende manieren bewijzen. Schriftelijk bewijs is het sterkst. Denk aan:

Een ondertekende offerte of overeenkomst

E-mailcorrespondentie waarin afspraken zijn bevestigd

WhatsApp-berichten of andere schriftelijke communicatie

Facturen die corresponderen met de opdracht

Mondelinge afspraken zijn ook rechtsgeldig, maar moeilijker te bewijzen. Daarom is het verstandig om alles schriftelijk vast te leggen of achteraf per e-mail te bevestigen.

Bij conflicten is het belangrijk om rustig en gestructureerd te handelen.

Blijf professioneel: Escaleer niet meteen. Probeer het probleem eerst in goed overleg op te lossen.

Verwijs naar gemaakte afspraken: Kijk naar offertes, contracten of e-mails.

Leg alles schriftelijk vast: Noteer wat er besproken is en stuur een bevestiging per mail.

Schakel hulp in als dat nodig is: Denk aan een jurist, mediator of incassobureau.

Door duidelijk en zakelijk te blijven, kun je veel conflicten oplossen zonder juridische stappen.

Je bent als zzp’er niet verplicht om verzekeringen af te sluiten, maar het is vaak sterk aan te raden. Belangrijke verzekeringen zijn bijvoorbeeld:

Aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven (AVB): dekt schade aan derden.

Beroepsaansprakelijkheidsverzekering: dekt schade door fouten in je werk.

Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV): inkomen bij ziekte of ongeval.

Rechtsbijstandverzekering: juridische hulp bij conflicten.

Welke verzekeringen nuttig zijn, hangt af van je vakgebied en risico’s.

Als je geen duidelijke afspraken maakt, loop je als zzp’er meer risico op:

Betalingsproblemen: geen helderheid over prijs of termijn.

Conflicten: over wat wel of niet in de opdracht zat.

Juridische problemen: moeilijker om iets te bewijzen bij geschillen.

Fiscale risico’s: bijvoorbeeld bij de Belastingdienst als je samenwerking niet goed is vastgelegd.

Goede afspraken zijn dus niet alleen handig, maar ook juridisch en financieel noodzakelijk.

Bij een conflict met een opdrachtgever kun je het beste stapsgewijs te werk gaan:

Ga in gesprek: Probeer eerst samen tot een oplossing te komen.

Verwijs naar de gemaakte afspraken: Offertes, contracten en e-mails zijn je belangrijkste bewijsstukken.

Leg nieuwe afspraken schriftelijk vast: Bijvoorbeeld over een aanpassing of oplossing.

Schakel externe hulp in als dat nodig is: Een mediator of jurist kan helpen als je er samen niet uitkomt.

Overweeg juridische stappen: Dit is pas de laatste stap, bijvoorbeeld via een incassobureau of advocaat.

Blijf professioneel en documenteer alles zorgvuldig.

Je hebt recht op betaling voor al het werk dat je hebt uitgevoerd, ook als de opdracht beëindigd is.

Facturen blijven geldig, meestal tot 5 jaar na factuurdatum (verjaringstermijn).

Als de opdrachtgever niet betaalt, kun je nog steeds herinneringen sturen en incassotrajecten starten.

Zorg dat je tijdig actie onderneemt, want verjaring kan betekenen dat je na verloop van tijd je recht op betaling kwijtraakt.

Bewaar alle documenten goed en houd de termijnen in de gaten.

Wanneer ben ik schijnzelfstandig volgens de Belastingdienst

Je bent schijnzelfstandig als je formeel als zzp’er werkt, maar in de praktijk eigenlijk in dienstverband bent bij een opdrachtgever. De Belastingdienst kijkt dan niet alleen naar wat er op papier staat, maar vooral naar de feitelijke werksituatie.

Je loopt risico op schijnzelfstandigheid als:

Je langdurig voor één opdrachtgever werkt.

De opdrachtgever bepaalt hoe, wanneer en waar je werkt.

Je geen eigen ondernemersrisico loopt.

Je je niet zelfstandig kunt opstellen of geen eigen klanten hebt.

Bij schijnzelfstandigheid kan de Belastingdienst de samenwerking herkwalificeren als dienstverband, met financiële gevolgen voor beide partijen.

Als je veel voor één opdrachtgever werkt, kun je schijnzelfstandigheid voorkomen door je ondernemerspositie duidelijk te laten blijken.

Handige maatregelen:

Werk met losse opdrachten of projecten met duidelijke begin- en einddata.

Stel per opdracht een nieuwe overeenkomst van opdracht op.

Zorg dat je ook voor andere klanten werkt.

Richt zelf je werk in en toon aan dat je eigen keuzes maakt.

Gebruik je eigen materialen en neem zelf verantwoordelijkheid voor het resultaat.

Door deze stappen te volgen, laat je zien dat je echt als zelfstandige opereert.

Een modelovereenkomst gebruik je als je werkt met een opdrachtgever waarbij twijfel kan ontstaan over je zelfstandigheid.

Je bent niet verplicht om altijd een modelovereenkomst te gebruiken, maar het is handig wanneer:

Je langere tijd voor één opdrachtgever werkt.

De samenwerking lijkt op een dienstverband.

Je werkzaamheden uitvoert op locatie van de opdrachtgever.

Met een goedgekeurde modelovereenkomst (bijv. van de Belastingdienst of brancheorganisatie) kun je beter aantonen dat er geen sprake is van loondienst, mits je in de praktijk ook volgens de afspraken werkt.

Als zelfstandige ben je zelf verantwoordelijk voor je risico’s. Verzekeringen zijn daarom belangrijk om financiële problemen te voorkomen. De belangrijkste verzekeringen voor zzp’ers zijn:

Aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven (AVB): Dekt schade aan derden door jouw werkzaamheden.

Beroepsaansprakelijkheidsverzekering: Beschermt je tegen schadeclaims door fouten of nalatigheid in je werk.

Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV): Geeft inkomen bij ziekte of ongeval.

Rechtsbijstandverzekering: Biedt juridische ondersteuning bij conflicten.

Inventaris- of apparatuurverzekering: Handig als je dure materialen of apparaten gebruikt.

Welke verzekeringen je nodig hebt, hangt af van je werkveld en persoonlijke situatie, maar een aansprakelijkheidsverzekering is vrijwel altijd verstandig.

Het bepalen van je uurtarief als zzp’er begint met inzicht in je kosten, gewenste inkomen en marktpositie. Een goed tarief dekt niet alleen je uren, maar ook je ondernemerslasten en risico’s.

Stappen om je tarief te berekenen:

Bereken je gewenste netto inkomen per jaar.

Tel daar je bedrijfskosten bij op (verzekeringen, materialen, administratie, etc.).

Tel hier belastingreserveringen bij (gemiddeld 25–35%).

Deel dit bedrag door het aantal factureerbare uren per jaar (gemiddeld 1.200–1.600).

Vergelijk je uitkomst met gangbare tarieven in jouw branche om realistisch te blijven.

Vergeet niet: je tarief moet ook ruimte laten voor niet-factureerbare uren, zoals administratie en acquisitie.

Onderhandelen over je tarief hoeft niet spannend te zijn. Het draait vooral om goede voorbereiding en duidelijke communicatie.

Handige tips:

Ken je waarde: Weet wat je levert en waarom dat de prijs waard is.

Bereid je voor: Bepaal je ondergrens en je gewenste tarief vooraf.

Blijf professioneel: Onderhandel zakelijk en rustig, niet defensief.

Gebruik argumenten: Verwijs naar je kwaliteit, ervaring of de waarde die je toevoegt.

Bied alternatieven: Als de klant het tarief te hoog vindt, kun je bijvoorbeeld minder uren aanbieden of een andere vorm van samenwerking voorstellen.

Onderhandelen hoort bij ondernemen. Door zelfverzekerd en realistisch te zijn, vergroot je je kans op een eerlijke prijs voor je werk.